Política de proteção de dados e privacidade em contexto laboral
A Dual Borgstena Textile Portugal, Unipessoal Lda, pessoa coletiva com o NIPC 502355409, com sede na EN 234 – km 87,7 (Chão do Pisco) Apartado 35, 3521 – 909 Nelas, doravante designada por Borgstena, «Empregador» ou «Responsável pelo Tratamento de Dados», publica a presente Política de Proteção de Dados e Privacidade, com o objetivo de garantir a transparência e a divulgação de informação a cada um dos seus colaboradores sobre as regras aplicáveis à Proteção de Dados no Contexto Laboral, na sequência da entrada em vigor do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (doravante RGPD) e da Lei de Aplicação do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (doravante LERGPD).
1. Dados de contacto do responsável pelo tratamento dos dados
A Borgstena estabelece os seguintes contactos para efeitos da aplicação das regras do RGPD na qualidade de Responsável pelo Tratamento de Dados:
Endereço de e-mail geral: info@borgstena.com;
Telefone geral: + 351 232427660;
Website: www.borgstena.com;
Endereço de e-mail do responsável pela proteção de dados: dataprotection@borgstena.com.
2. Dados pessoais tratados
- O Empregador, dentro dos limites estritos das finalidades e fundamentos legais especificados abaixo, trata, por si mesmo ou em seu nome, os dados pessoais dos Colaboradores, nomeadamente nome, estado civil, números de identificação civil, fiscal, da segurança social e de utilizador dos serviços de saúde, idade, data de nascimento, local de nascimento, habilitações académicas, técnicas e profissionais, números de telefone, composição e identificação dos membros do respetivo agregado familiar, dados de formação e dados de desempenho profissional.
- O Empregador, com base na exceção prevista no artigo 9.º do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados e em estrita conformidade com as disposições do referido artigo, em particular no que diz respeito à obrigação de sigilo profissional, também trata as seguintes categorias especiais de dados pessoais: filiação sindical, dados biométricos e dados relativos à saúde.
3. Finalidade do tratamento
- Os dados pessoais dos funcionários são tratados para fins inerentes à execução do contrato de trabalho, incluindo o cumprimento das obrigações legais relacionadas, nomeadamente planeamento e organização do trabalho, igualdade e diversidade no local de trabalho, saúde e segurança no trabalho, proteção dos ativos do Empregador e para efeitos do exercício e usufruto, individual ou coletivamente, dos direitos e benefícios relacionados com o emprego, bem como para efeitos de rescisão da relação de trabalho.
- Sem prejuízo dos fins acima referidos, categorias especiais de dados pessoais são processadas para os seguintes fins específicos:
a) filiação sindical – para cumprimento de obrigações legais e/ou a pedido dos Trabalhadores;
b) dados biométricos – para controlo de acesso às instalações e/ou controlo de assiduidade e para a proteção de pessoas e bens;
c) dados de saúde – para fins de medicina preventiva e ocupacional e para avaliar a capacidade de trabalho dos Trabalhadores, por subcontratados legalmente qualificados para o efeito e sob estrita obrigação de sigilo profissional.
4. Base jurídica para o tratamento
4.1. O tratamento dos dados pessoais acima mencionados é necessário para:
i) o cumprimento do contrato de trabalho,
ii) o cumprimento das obrigações legais a que o Empregador está sujeito por força da legislação nacional ou comunitária aplicável,
iii) o efeito dos interesses legítimos prosseguidos pelo Empregador, nomeadamente o exercício dos seus poderes de gestão e a corre
4.2. Fora destes casos, o Empregador poderá tratar os dados recolhidos dos Empregados para outros fins específicos, explícitos e legítimos, obtendo expressamente o consentimento correspondente e legítimo dos Empregados no momento da recolha.
5. Destinatários
5.1. No âmbito e contexto da relação laboral e para os fins e motivos acima especificados, a Entidade Empregadora pode comunicar os dados pessoais dos Empregados a outras entidades, nomeadamente subcontratantes para a prestação de serviços de medicina do trabalho, consultoria de gestão, recursos humanos, contabilidade, fiscais, jurídicos ou outros, entidades bancárias, entidades seguradoras, Autoridade Tributária, Serviços da Segurança Social, Autoridade para as Condições de Trabalho, Instituto do Emprego e Formação Profissional, entidades judiciais, agentes de execução, Comissão Nacional de Proteção de Dados e outras entidades determinadas por lei ou em conformidade com ordens judiciais.
5.2. O Empregador, em conformidade com as disposições do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados, formalizará os contratos correspondentes com os seus subcontratantes, garantindo que estes adotem as medidas técnicas e organizacionais necessárias para proteger os dados pessoais que tratam.
6. Período de retenção
6.1 Sem prejuízo da conservação dos dados pessoais durante o período estritamente necessário para a consecução das finalidades específicas em questão e do cumprimento de outros prazos legais aplicáveis, dependendo das categorias especiais de dados pessoais tratados, os dados pessoais dos Colaboradores serão conservados, por defeito, durante um período de dois anos a contar da cessação do contrato de trabalho que vincula as Partes, nos termos do artigo 337.º, n.º 1, do Código do Trabalho.
6.2 Os funcionários são informados de que este período pode ser prorrogado quando tal se tornar necessário para a declaração, exercício ou defesa dos direitos do Empregador em processos judiciais.
7. Direitos do titular dos dados pessoais
7.1. Os funcionários, enquanto titulares dos dados pessoais, têm direito de acesso, retificação, apagamento, limitação, oposição e portabilidade dos dados, nas condições e com as exceções previstas na lei.
7.2 Em caso de violação dos seus dados pessoais, o Titular dos Dados também pode apresentar uma reclamação junto de uma autoridade supervisora, nomeadamente a Comissão Nacional de Proteção de Dados.
7.3 Nos casos em que a base jurídica para o tratamento dos seus dados pessoais é o consentimento, os Colaboradores também têm o direito de retirar o seu consentimento a qualquer momento, sem que isso afete a legalidade do tratamento realizado até então com base nesse consentimento.
8. Exercício dos direitos do titular dos dados
8.1. Para exercer qualquer tipo de direito de proteção de dados e privacidade ou para qualquer assunto relacionado com proteção de dados, privacidade e segurança da informação, os Funcionários podem contactar o Responsável pela Proteção de Dados em dataprotection@borgstena.com, descrevendo o assunto do pedido e indicando um endereço de e-mail, um número de telefone ou um endereço postal para resposta.
8.2 Um formulário para o exercício dos direitos dos titulares dos dados pessoais está disponível para os funcionários em https://borgstena.dataprotectionofficer.help/borgstena/forms/ ou em qualquer um dos pontos de atendimento do empregador, e também pode ser solicitado por e-mail ao responsável pela proteção de dados.
9. Obrigações dos funcionários no que diz respeito à proteção de dados pessoais
Os funcionários são obrigados a agir de acordo com as regras legais aplicáveis à proteção de dados pessoais e com as regras internas em vigor nesta área, nomeadamente os procedimentos, regulamentos internos e instruções de trabalho na área da proteção de dados e segurança da informação, e estão expressamente cientes dos termos das Políticas de Proteção de Dados e Políticas de Segurança da Informação aprovadas pelo Controlador de Dados, acessíveis na Plataforma de Documentação do Responsável pelo Tratamento de Dados em https://borgstena.dataprotectionofficer.help/borgstena/.
10. Dever de sigilo e confidencialidade
Os funcionários estão sujeitos a deveres de sigilo e confidencialidade sempre que processam dados pessoais, de acordo com os termos da Política de Proteção de Dados e Privacidade, acessível em www.borgstena.com , e devem garantir a confidencialidade de todos os dados pessoais no âmbito da sua responsabilidade profissional, comprometendo-se a cumprir todas as medidas processuais, técnicas e organizacionais necessárias para a confidencialidade dos dados ou informações pessoais, e a tratar esses dados de forma a garantir a sua segurança, incluindo a proteção contra o tratamento não autorizado ou ilegal e contra o acesso, edição, divulgação, utilização, destruição ou danos acidentais, adotando as medidas consideradas adequadas para esse efeito.
11. Obrigação de comunicar uma violação de dados pessoais
11.1 Os funcionários devem estar cientes e cumprir as regras do sistema de gestão de incidentes de segurança de dados pessoais e informações em vigor na Entidade Empregadora.
11.2 Em caso de violação de dados pessoais, os Funcionários devem notificar o Empregador sem demora injustificada e, sempre que possível, no prazo de 12 horas após terem tomado conhecimento da mesma, a menos que a violação de dados pessoais não seja suscetível de resultar num risco para os direitos e liberdades das pessoas singulares. Se a notificação não for transmitida no prazo de 12 horas, deve ser acompanhada das razões do atraso.
11.3 Um Formulário de Notificação de Incidente de Violação de Dados Pessoais está disponível para os Funcionários em https://borgstena.dataprotectionofficer.help/borgstena/forms/ ou em qualquer um dos pontos de atendimento do Empregador, e também pode ser enviado por e-mail, mediante solicitação ao Responsável pela Proteção de Dados.
12. Ponto de contacto permanente para a segurança
12.1 Os funcionários são informados de que o Empregador criou um Ponto de Contacto Permanente para a gestão da segurança da informação e dos incidentes de segurança cibernética, de acordo com os regulamentos legais em vigor, e que são obrigados a comunicar a ocorrência de qualquer incidente de segurança da informação ou incidente de segurança cibernética assim que tiverem conhecimento do mesmo, contactando o Ponto de Contacto Permanente sem demora injustificada através dos canais de comunicação indicados em https://borgstena.dataprotectionofficer. help/borgstena/security/.
12.2 Os funcionários devem utilizar o Formulário de Notificação de Incidentes de Segurança da Informação ou do Ciberespaço, que pode ser acessado em https://borgstena.dataprotectionofficer.help/borgstena/forms/ ou em qualquer ponto de atendimento no local de trabalho, e também pode ser enviado por e-mail entrando em contato com o Ponto de Contato Permanente.
13. Proteção aos denunciantes
13.1 Os funcionários são informados de que o Empregador implementou um Canal de Denúncias, acessível através do link disponível em https://borgstena.dataprotectionofficer.help/borgstena/whistleblowing/, em conformidade com os regulamentos legais em vigor, garantindo a proteção dos dados pessoais dos titulares dos dados.
13.2 Um Formulário de Denúncia está disponível para os Funcionários em https://borgstenatbr.dataprotectionofficer.help/whistlebowing ou em qualquer ponto de atendimento no local de trabalho, e o Responsável por Denúncias da Entidade Empregadora também pode ser solicitado a enviá-lo por e-mail, utilizando os dados de contacto disponíveis nesse link.
14. Proteção aos denunciantes
13.1 Os funcionários são informados de que o Empregador implementou um Canal de Denúncias, acessível através do link disponível em https://borgstena.dataprotectionofficer.help/borgstena/whistleblowing/, em conformidade com os regulamentos legais em vigor, garantindo a proteção dos dados pessoais dos titulares dos dados.
13.2 Um Formulário de Denúncia está disponível para os Funcionários em https://borgstena.dataprotectionofficer.help/borgstena/whistleblowing/ ou em qualquer ponto de atendimento no local de trabalho, e o Responsável por Denúncias da Empresa também pode ser solicitado a enviá-lo por e-mail, usando os dados de contacto disponíveis nesse link.
15. Fichas de Informação sobre Tratamento de Dados
Os funcionários podem consultar todas as Fichas de Informação sobre o Tratamento de Dados do Empregador na Plataforma do Encarregado da Proteção de Dados, acessível em https://borgstena.dataprotectionofficer.help/borgstena/information/, ou pessoalmente em qualquer posto de atendimento ao empregado.
16. Alterações nos procedimentos, políticas ou normas internas de proteção de dados
16.1. Para garantir sua atualização, desenvolvimento e aprimoramento contínuo, os funcionários são informados de que o empregador pode, a qualquer momento, fazer quaisquer alterações que julgar apropriadas ou necessárias aos procedimentos, políticas ou normas internas de proteção de dados, e que essas alterações serão publicadas nos diversos canais internos para garantir transparência e informação aos funcionários.
16.2 Os funcionários são informados de que podem consultar as versões atualizadas aplicáveis dos Procedimentos, Políticas ou Normas Internas de Proteção de Dados na Plataforma de Documentação do Encarregado da Proteção de Dados, acessível em https://borgstena.dataprotectionofficer.help/borgstena/ ou pessoalmente em qualquer ponto de atendimento no local de trabalho, e também podem consultar o histórico do documento enviando uma solicitação por e-mail para dataprotection@borgstena.com.
17. Suporte do Encarregado da Proteção de Dados
Para solicitar intervenção, assistência técnica e regulamentar ou suporte na área de proteção de dados ou privacidade, os funcionários devem entrar em contato com o Encarregado de Proteção de Dados da empresa por e-mail, no endereço dataprotection@borgstena.com. A descrição das funções, os procedimentos e os dados de contato estão disponíveis na Plataforma de Suporte do Encarregado de Proteção de Dados, acessível aos funcionários em www.dataprotectionofficer.help/support.
18. Versões da Política de Proteção e Privacidade de Dados em Contexto Laboral
Versão desta Política: 202306.
Data: 20230620.
Para consultar versões anteriores da Política de Proteção de Dados e Privacidade no Local de Trabalho, os funcionários podem enviar uma solicitação por e-mail para dataprotection@borgstena.com.